Ressuscitez vos réunions

La plupart des gens détestent les réunions et cherchent à les éviter, sauf ceux qui les animent. Et encore, certains managers ont conscience que quelque chose ne va pas parce qu’ils s’épuisent à “porter” toute la réunion sur leur épaules mais ne savent pas comment faire autrement.

Parfois ils ont l’idée de consulter un coach. Cela vaut la peine de réagir, car les dirigeants passent 5h à 6h par jour dans une salle de réunion. Quel gaspillage de temps et de motivation si ces réunions sont un calvaire!

Observer une simple réunion dit beaucoup du fonctionnement d’une équipe et de la culture d’une entreprise, pour qui sait “lire” les interactions. La pratique du coaching d’équipe à travers ses temps collectifs, les réunions, m’a convaincue qu’il n’y a aucune fatalité à ce qu’elles soient ennuyeuses, inutiles ou conflictuelles…

Vos réunions peuvent devenir passionnantes, si vous le décidez. Cela demande de remettre en question certaines habitudes. Au lieu de dire “On n’a pas le choix, une réunion c’est forcément une corvée”, nous posons le postulat inverse : chaque participant est co-responsable de la qualité de la réunion et de son résultat. Non, le manager n’est pas le seul à porter cette responsabilité. Il est très rare que les managers soient formés à animer des réunions énergisantes. Alors ils ont tendance à reproduire ce qu’ils vivent à l’échelon au-dessus…

Or Animer signifie rendre vivant, douer de vie ou de mouvement, inspirer quelqu'un, lui donner envie d’agir. C’est cela la vocation d’une bonne réunion. "Une bonne réunion est la reconnaissance du potentiel humain. Une mauvaise réunion est le symptôme de quelqu’un qui ne sait pas l’animer.” dit le psychologue américain Steven Rogelberg dans son livre The Surprising Science of Meetings.

Pourquoi avons-nous besoin de réunions?

Tandis que les entreprises voient leur pyramide hiérarchique s’aplanir, les réunions sont encore plus essentielles qu’avant car elles incarnent le mode collaboratif tant recherché aujourd’hui. Se rencontrer autour d’une table ou à travers un écran permet de renforcer les liens et d’assurer suffisamment de sécurité pour oser partager des difficultés, des bonnes pratiques et décider ensemble. Une bonne réunion crée de l’engagement et transmet de l’énergie : elle donne envie de contribuer pendant, et de continuer après.

Auto-diagnostiquez vos réunions (pour voir si elles sont encore vivantes)

Pouvez-vous, pour chacune des réunions que vous organisez ou à laquelle vous participez, répondre à ces questions : Quelle est l’intention : au nom de quoi ? Quel est l’objectif de la réunion : Pourquoi? Pour faire quoi? Pour qui? Quels sont les indicateurs de succès de cette réunion, avec quoi voulons-nous en ressortir? Quel rôle quelle posture ai-je envie d’avoir dans cette réunion?

Quant au contenu de la réunion appelé agenda, j’ai observé que trop souvent, chacun a tendance à l’utiliser pour parler de son propre travail. D’où l’ennui associé. Les réunions informatives renforcent et révèlent les silos. Or une bonne réunion est destinée à travailler, décider ou célébrer ensemble. Quand les réunions sont utilisées pour partager de l’information elles sont mortifères. En 2019, il est inutile et improductif de réunir les gens dans une même pièce pour regarder un Powerpoint ou un fichier Excel. C’est vraiment quelque chose que vous pouvez faire par mail ou via une plateforme de partage. Si je pousse un peu plus loin, je dirai en tant que coach, que ce genre de réunion informative est une “prise de pouvoir” sur l’agenda des gens et empiète sur leur autonomie.

Pendant une réunion, si c’est vous qui parlez le plus, ou si les participants sont sur leur smartphone ou discutent en aparté, c’est que vous n’avez pas encore réussi à créer une espace paritaire (égal) de partage des idées pour chacun.

Si vos réunions sont dépourvues de débat et se déroulent sans surprise, c’est que vous n’avez pas encore créé la sécurité psychologique nécessaire pour permettre aux gens de s’exprimer sincèrement.

Evaluer vos réunions en demandant le feedback des participants en fin de réunion est un moyen très puissant d’impulser de l’énergie et d’engager les personnes. Comment chacun a-t-il vécu cette réunion? Que lui a-t-il manqué? Comment avons-nous fonctionné ensemble? Comment faire différemment la prochaine fois?

Prendre du recul collectivement par rapport à vos réunions, c’est honorer l’intelligence collective et cela redonnera vie et valeur à ces précieux moments collectifs.